Pochi giorni dopo l’inaugurazione di Cracco in Galleria, l’hub enogastronomico ideato e voluto da Carlo Cracco nel “salotto di Milano”, la Galleria Vittorio Emanuele, abbiamo intervistato Alex Bartoli, direttore di sala e responsabile della cantina.

Nella serata inaugurale e nei giorni successivi tutto è andato per il meglio e la normale tensione delle giornate che hanno preceduto l’apertura si ormai dissolta. Una piccolissima parte di merito per questo successo è dovuta anche al programma sviluppato da E-Group scelto per la gestione della cantina che deve supportare quattro diverse proposte (cantina da asporto, ristorante gourmet, bistrot, centro eventi) ognuna delle quali con esigenze diverse e particolari.

Alex Bartoli è direttore di sala e responsabile della cantina del Ristorante Cracco in Galleria. Classe 1993 è nativo di Imola. Nella sua carriera si è incrociato più volte con Carlo Cracco. Nel 2013 lavora per un anno nel ristorante milanese dello chef vicentino dopo una esperienza già importante nella sua città natale presso il ristorante San Domenico. Nel 2014 decide di perfezionare ulteriormente le sue conoscenze sul vino e di confrontarsi con una realtà che farebbe tremare i polsi a molti suoi colleghi più anziani. Stiamo parlando dell’Enoteca Pinchiorri a Firenze dove Bartoli si fermerà per oltre tre anni. Anche qui Bartoli incrocia se così si può dire il suo percorso con quello di Cracco che da Pinchiorri ha trascorso negli anni Novanta una delle sue più intense esperienze formative.

“Ho scelto Pinchiorri - ci racconta Bartoli - perché per imparare davvero ed elevare le tue conoscenze sul vino devi poter assaggiare e all’Enoteca Pinchiorri hai la possibilità di assaggiare e di stappare le etichette più prestigiose”.

Arriviamo così all’inizio del 2017 quando - era forse scritto nel suo destino - arriva la chiamata di Carlo Cracco che gli affida, come primo sommelier, le chiavi della sua prestigiosa cantina e la direzione di sala del suo nuovo ristorante gourmet, fiore all’occhiello del Cracco in Galleria dove si trovano anche una enoteca per la vendita di etichette di prestigio, un bistrot e, al secondo piano con splendida vista sulla Galleria, un ambiente destinato ad accogliere eventi e feste private.

È stato Bartoli a scegliere EnoWeb come software per la gestione della cantina, del ristorante, del bistrot e del comparto eventi affiancando in questo modo il nome di E-Group alla più importante e prestigiosa apertura enogastronomica del 2018 a Milano. Lo abbiamo sentito in un raro momento di tranquillità nelle intense giornate che si sono succedute dopo l’apertura per farci raccontare qualcosa di più sul Cracco in Galleria, sul ruolo - davvero importante - che il vino ha nell’insieme dell’offerta alla clientela e anche, perché no? Su come si è comportato il nostro software di fronte ad una sfida così complessa e impegnativa.

Alex Bartoli come è arrivato a conoscere ENOWEB?

“Semplicemente navigando in rete, partendo da una normale ricerca di una soluzione informatica che potesse aiutarmi a gestire la cantina. Fin da subito (parliamo di circa un anno e mezzo fa quando ancora lavoravo in Enoteca Pinchiorri) mi aveva colpito il fatto che questo programma pareva fatto per venire incontro alle esigenze di chi ha la responsabilità di gestire una cantina complessa. Dopo aver fatto un’ampia ricerca di programmi di carico e scarico e di informatizzazione di tutto quello che riguarda un po’ il backstage della gestione della cantina avevo individuato EnoWeb e da allora ne sto seguendo i vari aggiornamenti.

Nella mia precedente posizione lavorativa non spettava però a me di prendere una decisione in questo senso e i responsabili hanno scelto di imboccare altre strade. Oggi però da Cracco in Galleria sono responsabile della cantina ma anche direttore della struttura. Avendo quindi la possibilità decidere e visto che stiamo partendo da zero mi sono detto perché no? Perché non provare questa soluzione che a suo tempo mi aveva così interessato?

E da qui è iniziato il mio rapporto con la E-Group. Il responsabile, l’ingegner Chinchio, è venuto da noi e ha illustrato il programma nei dettagli con tutte le funzionalità, le codifiche dei vini, il funzionamento del database, quello del carico e dello scarico delle bottiglie con i dettagli di tutte le causali, la generazione della carta su tablet e cartaceo, insomma abbiamo fatto una panoramica a 360° che mi ha definitivamente convinto nella mia scelta.”

Immagino che il programma sia stato ampiamente testato prima dell’apertura. Da quanto tempo lo state utilizzando?

“Si certo. In realtà lo stiamo utilizzando da qualche mese, non appena terminato l’inventario della cantina con tutti i vini e le referenze. In pratica sono già sei mesi che il programma ci aiuta nella gestione quotidiana della cantina”.

Quindi da sei mesi aggiornate anche la carta, con che frequenza? E in quali modalità la proponete ai clienti, digitale o cartacea?

“Le utilizziamo entrambe. Nel senso che al cliente proponiamo la carta tradizionale perché i nostri clienti preferiscono ancora oggi poter sfogliare e toccare con mano la carta dei vini. Soprattutto per cantine importanti come la nostra la forma conta. Però al nostro interno per tenere le giacenze sotto controllo sia io che i miei collaboratori che si occupano della sommellerie utilizziamo il tablet”.

Quali sono le dimensioni e il valore della vostra cantina?

“Stiamo parlando di numeri importanti. Siamo intorno alle mille e cinquecento referenze e a circa sette mila bottiglie. In parte ereditate dalla cantina del ristorante di via Victor Hugo (la storica sede milanese del ristorante Cracco, ndr) ma in buona parte frutto di un intenso lavoro di questi ultimi mesi.

Da quando sono arrivato io la cantina è praticamente raddoppiata sia in quantità che in qualità. Abbiamo voluto puntare molto sulla Francia acquisendo tante referenze transalpine. Per esempio i grandi domaine di Borgogna e di Bordeaux che sono arrivati qui “come se piovesse”. È stato davvero emozionante... Naturalmente tutte le nostre bottiglie possono essere consumate al ristorante ma anche acquistate nella enoteca dove sono disponibili per l’asporto”.

Tornando al tema della nostra conversazione, ovvero ENOWEB, ci può dire in che cosa è rimasto più colpito dal programma? Anche in rapporto alle sue precedenti esperienze?

“La prima cosa che salta immediatamente all’occhio è la vastità e l’accuratezza del database dei vini. Tutti già codificati e suddivisi per regione, categoria, produttore... fatto che non è assolutamente scontato perché in qualsiasi altro programma di magazzino è il cliente che deve registrare le bottiglie e codificare i vini mentre qui trovi tutte le informazioni di base già caricate, verificate e complete. Ti basta un click per richiamarle quando ti servono.

La seconda cosa importante è il fatto di poter in pochi secondi fare uno scarico digitale aggiornato del magazzino con la certezza che il tuo lavoro non andrà perso perché EnoWeb provvede comunque a mettere in sicurezza i tuoi dati con backup giornalieri.

C’è poi il fatto di avere sotto controllo tutte le giacenze in tempo reale con l’elenco di tutte le referenze e rispettive bottiglie presenti. Questo significa che non c’è più bisogno di fare l’inventario a fine anno oppure ogni sei mesi. Anche qui se serve l’inventario bastano un paio di click e in pochi attimi compare la lista completa e aggiornata delle giacenze.

L’altra cosa molto bella e che forse a noi sommelier produce le maggiori soddisfazioni è la facilità con cui si genera la carta. Anche qui bastano pochi click e pochi secondi di attesa per generare una carta stampabile in formato Word oppure consultabile direttamente sul tablet.

Tutto questo ci consente di risparmiare ore e ore di lavoro che invece adesso possiamo dedicare ad altri aspetti del nostro lavoro, perché vede il magazzino è una cosa importante ma spesso per tenerlo aggiornato sei costretto a trascurare le parti più interessanti della tua professione.

Di questo se ne avvantaggia anche il rapporto con il cliente perché la carta vini è il nostro strumento di lavoro, il mezzo attraverso cui il ristorante si relaziona con il cliente è il nostro biglietto da visita e il fatto di poter presentare una carta sempre aggiornata e ben impaginata e soprattutto corretta è importante per la nostra immagine. Perché un’altra cosa che ho notato con piacere è il fatto che i testi delle schede sono curati alla perfezione: trattini, accentate, maiuscole e minuscole... tutto è trattato nel dettaglio e questo ti da maggiore sicurezza nel relazionarti con il cliente e inoltre ti fa risparmiare ulteriore tempo perché non ti devi preoccupare di correggere ogni volta i testi della carta”.

Dopo che il programma è stato installato è stato possibile realizzare delle parametrizzazioni particolari?

“Si. Infatti questo è un altro punto a favore di EnoWeb, il programma è talmente duttile che consente spesso di venire incontro a richieste di miglioramenti specifici senza che questo comporti aggravi di costo. Per esempio noi abbiamo chiesto la ridefinizione di diverse funzioni. In particolare la creazione di un pulsante per stampare in cartaceo gli scarichi giornalieri. Questo ci ha consentito di produrre agilmente delle stampe che servono alla direzione, alla contabilità e per uso interno in generale.

Altri miglioramenti che abbiamo sviluppato assieme hanno riguardato la funzione cassa. Dal momento che qui in Galleria avremo più store con più punti cassa che afferiscono a centri spesa diversi (l’enoteca, il ristorante, il bistrot, ecc,) ho chiesto che ogni cassa in ogni store abbia il listino prezzi personalizzato quindi possa vedere sia la codifica del vino con la descrizione del prodotto completa e corretta con tutte le annate dei vini sia il prezzo di vendita corretto. Questa funzionalità è importante dal momento che lo stesso prodotto gestito in un unico magazzino sarà però scaricato e venduto con prezzi diversi a seconda di dove avviene la vendita perché ovviamente ci sarà un listino per l’enoteca da asporto, un listino del ristorante, uno del bistrot e un altro ancora per la vendita di bottiglie nella sala eventi. E la cosa positiva è che questa ri-parametrizzazione è stata implementata in contemporanea anche da Zucchetti nel gestionale ZMENU dato che i due programmi sono compatibili e integrati al 100%.”

Dunque EnoWeb viene usato dai suoi collaboratori da molto tempo, nonostante l’apertura del locale sia recentissima, quali sono le impressioni e i commenti che ha ricevuto da loro?

“Si il software viene utilizzato quotidianamente da tutti noi e per ora le impressioni sono davvero positive. Ogni sera alla fine di ogni servizio facciamo lo scarico e tutto torna alla perfezione. Inoltre non ho riscontrato nessuna difficoltà da parte di tutti i miei collaboratori. Il programma è davvero intuitivo. E’ una cosa che sembra scontata ma non sempre è così.

Dal momento che una bottiglia arriva e viene caricata a quando esce è sempre possibile per ognuno di noi avere tutto il percorso sotto controllo. Per non parlare poi dell’analisi dei dati di vendita che con EnoWeb è possibile condurre in maniera veramente completa dato che si possono incrociare le tipologie di prodotto venduto, con il centro cassa, con il tempo (giorno e ora) di ventita e questo ci permette di avere il timing di vendita perfettamente sotto controllo e di ragionare con maggiore efficacia anche sugli acquisti.”